Od czego powinienem zacząć planowanie wydarzenia?
Zacznij od zdefiniowania celu i grupy docelowej wydarzenia. Następnie, stwórz wstępny harmonogram oraz oszacuj budżet. Najważniejszy pierwszy krok to skontaktowanie się z Biurem Dziekanatu/Samorządem Studenckim lub dedykowanym Biurem Promocji, aby zgłosić zamiar organizacji.
Gdzie znajdę formularz zgłoszeniowy/procedurę rezerwacji pomieszczeń?
Formularze rezerwacji sal wykładowych, auli czy przestrzeni zewnętrznych są zazwyczaj dostępne w Dziale Obsługi Infrastruktury lub na stronie internetowej Samorządu Studenckiego. Wypełniony formularz należy złożyć u Kierownika Administracji danego wydziału lub w wyznaczonym biurze co najmniej 3-4 tygodnie przed planowanym terminem.
Czy muszę mieć opiekuna naukowego lub zgodę władz wydziału?
Tak. Organizacja wydarzenia (szczególnie przez koła naukowe lub organizacje studenckie) zawsze wymaga formalnej zgody Prodziekana ds. Studenckich lub Dyrektora administracyjnego oraz wskazania Opiekuna naukowego/pracownika dydaktycznego, który nadzoruje merytorycznie przedsięwzięcie.
Jak uzyskać wsparcie finansowe lub dotację na wydarzenie?
Możesz ubiegać się o środki z Funduszu Samorządu Studenckiego lub z dotacji Rektora przeznaczonych na działalność studencką. Konieczne jest złożenie szczegółowego wniosku budżetowego. Dodatkowo, rozważ pozyskanie zewnętrznych sponsorów – skonsultuj to z Biurem Karier/Promocji.
Jakie zasady bezpieczeństwa muszę uwzględnić?
Należy sporządzić plan ewakuacji i oszacować maksymalną liczbę uczestników zgodnie z pojemnością sali. W przypadku dużych wydarzeń (powyżej 50-100 osób), wymagane jest zgłoszenie do Sekcji BHP oraz często zatrudnienie ochrony (wewnętrznej lub zewnętrznej) na koszt organizatora.
Czy mogę serwować jedzenie lub napoje na wydarzeniu?
Tak, ale wszelkie usługi gastronomiczne (catering) wymagają zgłoszenia do administracji i często zgody Sekcji Sanitarno-Epidemiologicznej (SANEPID) uczelni. Jeśli planujesz sprzedaż lub serwowanie alkoholu, jest to zazwyczaj zabronione na terenie uczelni bez specjalnej, trudnej do uzyskania licencji.
Gdzie i jak mogę promować moje wydarzenie na terenie kampusu?
To draw a Frame, click on Layout in the Toolbar, then select Frame. Now, you can click and drag anywhere on the Canvas.
Co zrobić, jeśli chcę zaprosić gościa spoza uczelni (np. prelegenta)?
Konieczne jest poinformowanie administracji o danych osobowych gościa i celu wizyty. W przypadku znanych osób lub wykładów otwartych, formalne zaproszenie musi zostać wystawione przez Dziekana lub Rektora, co ułatwi m.in. kwestie bezpieczeństwa i dostępu do parkingów.
Co muszę zrobić po zakończeniu wydarzenia?
Musisz dopilnować sprzątnięcia wynajmowanej przestrzeni do stanu pierwotnego. Wymagane jest również złożenie rozliczenia finansowego (w przypadku otrzymania dotacji) wraz z fakturami oraz raportu końcowego z przebiegu wydarzenia do Samorządu i/lub Prodziekana.
Czy muszę ubezpieczyć moje wydarzenie?
W przypadku standardowych spotkań, prelekcji czy małych warsztatów, wydarzenie zazwyczaj podlega ogólnemu ubezpieczeniu uczelni. Jeśli jednak organizujesz wydarzenie o podwyższonym ryzyku (np. zawody sportowe, eksperymenty, duża impreza masowa), wymagana jest konsultacja z Biurem Prawnym i często wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC na czas trwania eventu, aby zabezpieczyć się przed roszczeniami.
Jakie zasady bezpieczeństwa muszę uwzględnić?
Należy sporządzić plan ewakuacji i oszacować maksymalną liczbę uczestników zgodnie z pojemnością sali. W przypadku dużych wydarzeń (powyżej 50-100 osób), wymagane jest zgłoszenie do Sekcji BHP oraz często zatrudnienie ochrony (wewnętrznej lub zewnętrznej) na koszt organizatora.
Czy mogę serwować jedzenie lub napoje na wydarzeniu?
Tak, ale wszelkie usługi gastronomiczne (catering) wymagają zgłoszenia do administracji i często zgody Sekcji Sanitarno-Epidemiologicznej (SANEPID) uczelni. Jeśli planujesz sprzedaż lub serwowanie alkoholu, jest to zazwyczaj zabronione na terenie uczelni bez specjalnej, trudnej do uzyskania licencji.